PROBLEMAS CON EL SUMINISTRO DE MATERIALES Y EQUIPAMIENTO

      Todas las empresas necesitan el suministro de materiales y equipamientos para poder funcionar de forma correcta. Requieren de materias primas, con las cuales van a moldear sus productos elaborados, o bien, van preparar los servicios que se prestarán; siempre de cara al consumidor. Las empresas que aportan los materiales y equipamientos a las demás entidades se denominan PROVEEDORES.

 

       Los establecimientos hoteleros precisan de una determinada variedad de proveedores que le permitan disponer en todo momento, de cualquier elemento que los haga funcionar diariamente sin ningún tipo de contratiempo. Los hoteles deben tener almacenado en stock suficientes unidades de lencería, de equipamientos, de limpieza, de materiales de oficina o de amenities.

 

 

 

       Las CORPORACIONES HOTELERAS PEQUEÑAS por regla general suelen tener pocos proveedores que le abastezcan de los materiales mínimos para que la actividad del hotel no se vea perturbada. El motivo principal es el ahorro de costes, que le supone tener varios proveedores, y en consecuencia, un aumento de gastos por el pago de los envíos de cada sumistrador. Además, al contar con un único proveedor, con el que exista una relación de confianza mutua, los precios pueden ser más asequibles, tanto en los productos como en los traslados de los mismos.

       Sin embargo, tiene una parte negativa importante, puesto que si el proveedor tiene algún tipo de percance y no puede suministrale un determinado elemento en concreto, el hotel puede verse envuelto en un perjuicio más o menos grave, pudiendo quedar retratado de cara a sus clientes.

 

 

 

       Las CORPORACIONES HOTELERAS MAYORES poseen un amplio abanico de proveedores, con los cuales trabajan de forma constante y periódica. Des esta manera, las empresas se cubren las espaldas ante un posible contratiempo de alguna de las empresas suministradoras, no afectando lo más mínimo al funcionamiento habitual del hotel.

       La parte negativa que deben tener presente las empresas de estas magnitudes, son los mayores costes de tener a su disposición a varios proveedores, principalmente en los gastos de envíos que requieren el transporte de las mercancías. A pesar de ello, es casi obligatorio correr con dichos perjuicios económicos, siempre que la calidad del servicio del hotel no se vea afectada.

 

       El Departamento de Compras, en un trabajo directo y conjunto con los demás departamentos del recinto hostelero, será el encargado de que no se produzca en ningún momento una rotura de stock, que ocasione un problema evidente a la entidad. Para ello, este departamento debe realizar un trabajo arduo y muy correcto, en el que no pueden existir errores que conlleven problemas al hotel. A cada instante, se debe garantizar un Stock mínimo y un Stock de Seguridad que permita al hotel salvar algún tipo de adversidad.

 

        Este departamento debe estar en contacto directo con los proveedores, generando una bolsa de empresas que pueden suministrar productos cuando se requieran, valorando productos, afianzando lazos laborales, etc... Todo ello, con la finalidad de que el que salga benficiado sea el hotel, y la clientela que requiere de sus servicios.

 

 

DISTRIBUCIÓN DE LAS VACACIONES

      Cuando el Departamento de Recursos Humanos se dispone a establecer los periodos de vacaciones que tendrán asignados cada trabajador de la empresa, se puede encontrar con dificultades y malestar por parte de los afectados. Del mismo modo, ocurre en los establecimientos hosteleros cuando la gobernanta o gobernante, en un trabajo directo con el responsable de RRHH, se disponen a designar el espacio vacacional de cada camarero/a de piso.

 

 

       La dificultad de repartir las vacaciones en una empresa será proporcionalmente inversa a la magnitud o grandeza de la entidad; así en las pymes y micropymes, la dificultad para distribuir el tiempo vacacional será mayor. Igualmente ocurre con los hostales u hoteles, cuanto más llaves o estrellas tengan, mayor será el número de empleados que requiera, y como consecuencia, menor será la dificualtad para establecer las vacaciones, dado la constitución de turnos.

 

 

 

       El hotel debe tener presente el Estatuto de Trabajadores, y especialmente el Artículo 38.- Vacaciones anuales, para generar los cuadrantes con los periodos de vacaciones, que deben constar de 30 días naturales; sin embargo, lo más beneficioso para todas las partes es llegar a un acuerdo entre la plantilla y dirección por medio de los convenios colectivos, evitando indirectamente un clima laboral enrarecido.

 

       Si el hotel cuenta con tres camareros/as de piso o más, puede realizar un cuadrante con turnos para afrontar el periodo vacacional de cada empleado, de modo que, mientras uno de los trabajadores disfruta de sus 30 días de vacaciones, los otros/as cubrirán su jornada laboral. Para que la carga de trabajo no sea tan alta para los empleados que se quedan trabajando, lo más responsable y razonable por parte de Dirección, será dividir las vacaciones en dos periodos de 15 días, salvando las posibles "Depresiones Postvacacionales" de sus empleados.

 

 

 

       El/ La responsable del departamento de piso comunicará los periodos de vacaciones de los que gozarán sus integrantes con dos meses de antelación, para que los trabajadores conozcan de antemano sus días libres ociosos, y de ese modo no puedan llevar a cabo protestas indeseadas.

       Además, cuando la entidad hostelera planifica las vacaciones de sus empleados, éstos últimos deben de tener constancia que si, por desgracia, caen enfermos días antes de disfrutar de sus espacio vacacional o durante el mismo, se estará enfermo de vacaciones, no pudiendo reclamar posteriormente los días donde ha estado afectado.

 

      

       Resumen y Consejos para gestionar unas buenas vacaciones:

1. Escribir el cuadro vacacional de los empleados en un lugar visible.
2. Establecer las vacaciones con dos meses de antelación.
3. Conveniente dividir las vacaciones en dos periodos.
4. Ayudar al trabajador/a a desconectar lo máximo posible de la rutina laboral.      

     

PLANIFICACIÓN DE HORARIOS

      El buen funcionamiento de un recinto hotelero se debe, en gran parte, a una planificación excelente, cuadrando los recursos humanos, las tareas y los horarios. Cuanto más trabajada esté la planificación, mejor será el trabajo de los empleados del departamento de pisos; por ello, la gobernanta o gobernante debe conocer el listado de clientes alojados, el listado de salidas previstas, el listado de entradas previstas para el próximo día, el listado de ocupación prevista en los siguientes siete días y el listado de bloqueos - desbloqueos.

       

       La planificación en el departamento de piso consta de un planning de turnos de 24h, en el que destaca principalmente el turno de mañana, porque es el momento en el que hay menos clientes por las zonas del hotel, y porque es el instante donde se produce el cambio de salida y entrada de huéspedes.

 

    La gobernanta o gobernante debe contar con las características del establecimiento, ya que dependiendo de su naturaleza necesitará más o menos operarios en los turnos.

       

        Dentro de la planificación, el/la responsable del departamento debe tener presente en la elaboración de turnos, los descansos y periodos de vacaciones, los cuales incluirá en una tabla denominada cuadrante de horarios. No podrá obviar:

•  Garantía de disponibilidad del servicio de mañana y de tarde.
•  Dos días de descanso seguidos a la semana (uno al mes en fin de semana).
•  Los turnos deben de tener entre-periodos de descansos de 24h como mínimo, o sea, si alguien hace turno de tarde, al día siguiente no puede hacer turno de mañana.
•  Los periodos de descanso del gobernante, será suplido por un camarero o camarera de piso, excepto si el hotel cuenta con más de uno/a.

 

        Además, el responsable del departamento tomará cada mañana el listado de clientela con la que contará el hotel, se reunirá con su plantilla, y por medio de un parte de trabajo, decidirá las instrucciones a desarrollar.

 

 

 

        Toda buena gestión del tiempo debe poseer las siguientes variables:

1. Contar con los conocimientos propios y necesarios del sector, así como de la carga de trabajo que se desarrolla durante la jornada laboral.
2. Planificación por adelantado, y de forma correcta para que los operarios se sientan cómodos y conformes.
3. La planificación (plannings, turnos, etc.) debe quedar anotada, estando en conocimiento de todos los trabajadores del departamento.
4. Contar con previsiones de alto volumen de trabajo (temporadas altas).
5. El/La responsable necesita hacer un seguimiento del trabajo realizado por parte de sus empleados, con la finalidad de tener datos de primera mano, acerca de viabilidad de la planificación realizada.
6. Las/Los empleados del turno siguiente deben estar 20 - 10 minutos antes de que salga el turno anterior, evitando trabajo extras, que puedan conllevar a un ambiente enrarecido en el departamento.
7. Las prioridades deben constar en el parte de trabajo, durante la reunión matutina.
8. Contar con la posibilidad de mejorar e innovar el cuadro planificado en temporadas anteriores.

 

 

FORMACIÓN DEL NUEVO PERSONAL

        Cuando una persona es contratada por parte de una entidad hotelera, se supone que cuenta con los requisistos mínimos establecidos por el establecimiento; sin embargo, eso no impide que la empresa le suministre una formación personal acerca de la tarea que va a desarrollar a lo largo de su periplo laboral.

 

        Normalmente, la empresa hostelera contará con una política de formación, que desarrollará el departamento de Recursos Humanos en relación con aquel departamento en el que se vaya a instalar al persona empleada. En el caso de que la persona contratada se vaya a instalar en el departamento de piso, la gobernanta o gobernante, también tendrá un papel importante en la formación, pues le mostrará aquellas labores que deberá desarrollar de forma teórica.

            

 

         Esta práctica está cada vez más consolidada en el ámbito empresarial, puesto que la etapa previa de formación antes no existía. Cuando el personal era entrevistado, si sabía hacer la labor por la que se le iba a contrarar, perfecto (porque se suponía que se estaba preparado para ello), pero si no sabía o mostraba alguna duda de su labor futura, no se la contrataba.

 

         El capital humano con el que cuenten las empresas hosteleras es un patrimonio importante, que se debe de cuidar para que la calidad del hotel sea alta y los clientes, que en definitiva son el sustento de toda entidad turística, tenga una impresión grata del trabajo realizado por el personal.

 

         La formación es esencial, obteniéndose una serie de beneficios para la entidad, y así mismo para la persona formada:

 

   BENEFICIOS DEL ESTABLECIMIENTO HOSTELERO

• Capital humano preparado y competente.
•  Adaptar los recursos humanos a la evoluación continua de los establecimientos hosteleros.
•  Mejorar el rendimiento del trabajador por su cualificación.
•  Departamentos del hotel cada vez más motivados e implicados.

 

    BENEFICIOS DEL TRABAJADOR

•  Adquirir conocimientos teórico-prácticos de su labor.
•  Motivación sobre su trabajo diario.
•  Posibilidad de ascensos futuros.
•  Mejor su capital humano.

 

         Es muy conveniente que el nuevo trabajador conozca perfectamente las zonas por las que va a transitar, así como donde se encuentra las estancias básicas de su departamento. Cuanto más familiares sean para el trabajador las zonas de trabajo y los/as compañeros con los que va a trabajar, su motivación y su eficiencia en el trabajo será mucho mayor, por eso tampoco se pueden descuidar estos pequeños aspectos.

 

 

        Incluso se le podría asignar una compañera o compañero que realice las actividades que desarrollará de forma individual posteriormente, para que ayude y observe la forma de realizar los quehaceres diarios; de ese modo, el trabajo autónomo que desarrolle en el futuro será más correcto y seguro, pues si empieza a trabajar individualmente desde  el primer momento, puede que se le acumulen muchas dudas, propias de un trabajo incial, independientemente de que posea experiencia en trabajos anteriores similares.

 

        Además de recibir una formación propia de su cualificación, las personas contratadas para el departamento de pisos, van a recibir una formación básica sobre los riesgos más usuales con los que se puede encontrar cuando esté desarrollando sus labores diarias.

 

 

AVERIAS EN UN ESTABLECIMIENTO HOSTELERO

       En un establecimiento hostelero, que se produzcan averías es algo que lo podemos considerar como normal, puesto que es un hábito natural que cada cierto tiempo se haya que recurri al servicio de mantenimiento para hacer frente a algún desajuste que bien se produzca en una habitación, o en alguna estancia del hotel.

 

      El departamento de pisos tendrá una importancia muy grande en las condiciones físicas del establecimiento, porque se tratan del personal de la empresa hotelera que se mantiene en contacto directo y diario con las habitaciones y las zonas nobles, pudiéndose percatar de cualquier tipo de avería o incidencia.

 

 

 

      Cuando la camarera o camarero de piso detecta algún desperfecto o avería en la habitación, en el pasillo o en otras ubicaciones del hotel, se deberá comunicar cuanto antes a la persona responsable de departamento de piso, que por regla general lo hará saber al instante al departamento de recepción, siendo este último el encargado de llevar a cabo todas las medidas oportunas para subsanar el contratiempo. Sin embargo, si la avería es poca cosa, como puede ser el cambio de una bombilla, la gobernanta o gobernante lo comunicará directamente al servicio de mantenimiento para que no se produzca ningún tipo de alteración en el funcionamiento habitual de la empresa.

 

 

 

        En el caso de que la gobernanta o gobernante decidiera avisar a recepción, será ésta la encargada de todo el procedimiento, siguiendo los siguieente movimientos:

• Hará registro de la comunicación del departamento de piso
 
• Procederá a cumplimentar el Parte de Averías.

 

• Informará al personal de servicios técnicos o manteniemiento para que reparen el desperfecto.
 
• El personal de mantenimiento recogerá el parte de averías.

• El departamento de recepción avisará a la persona encargada del departamento de piso para que preparen la habitación a reparar, con la finalidad de:

          - Facilitar el trabajo al empleado y no poner en riesgo su seguridad.
          - Evitar que el operario deje la habitación en peores condiciones de la que estaba.

• El empleado de mantenimiento procederá a reparar la habitación:

          - No se bloqueará si se trata de una reparación mínima.
          - Se bloqueará para evitar que sea otorgada a un nuevo huésped.
          - Si la habitación está ocupada, se le pondrá a disposición otra de forma inmediata.
            Además, el personal de piso le ayudará a trasladar las pertenecias al cliente.

• Cuando la avería haya sido reparada, el personal de mantenimiento se lo comunicará al departamento de recepción, y posteriormente, rellenarán Archivo de Mantenimiento y el Histórico de Parte de Trabajo, en el que constará el servicio realizado, para que Recepción lo guarde en el registro.

 

 

 

• Recepción le hará llegar el comunicado a la gobernanta o gobernante para que inspeccione en propia persona que el desperfecto o avería ha sido corregida.
 
• El departamento de piso comunicará el éxito de la reparación a Recepción.
 
• La habitación se desbloqueará y pasará a ponerse al servicio nuevamente.
 

         Las personas empleadas en el departamento de piso deben realizar pruebas periódicas, o también llamadas medidas conservacionistas, para asegurarse que el funcionamiento de todos los dispositivos con los que cuenta la habitación operan sin ningún tipo de problema.