Todas las empresas necesitan el suministro de materiales y equipamientos para poder funcionar de forma correcta. Requieren de materias primas, con las cuales van a moldear sus productos elaborados, o bien, van preparar los servicios que se prestarán; siempre de cara al consumidor. Las empresas que aportan los materiales y equipamientos a las demás entidades se denominan PROVEEDORES.
Los establecimientos hoteleros precisan de una determinada variedad de proveedores que le permitan disponer en todo momento, de cualquier elemento que los haga funcionar diariamente sin ningún tipo de contratiempo. Los hoteles deben tener almacenado en stock suficientes unidades de lencería, de equipamientos, de limpieza, de materiales de oficina o de amenities.
Las CORPORACIONES HOTELERAS PEQUEÑAS por regla general suelen tener pocos proveedores que le abastezcan de los materiales mínimos para que la actividad del hotel no se vea perturbada. El motivo principal es el ahorro de costes, que le supone tener varios proveedores, y en consecuencia, un aumento de gastos por el pago de los envíos de cada sumistrador. Además, al contar con un único proveedor, con el que exista una relación de confianza mutua, los precios pueden ser más asequibles, tanto en los productos como en los traslados de los mismos.
Sin embargo, tiene una parte negativa importante, puesto que si el proveedor tiene algún tipo de percance y no puede suministrale un determinado elemento en concreto, el hotel puede verse envuelto en un perjuicio más o menos grave, pudiendo quedar retratado de cara a sus clientes.
Las CORPORACIONES HOTELERAS MAYORES poseen un amplio abanico de proveedores, con los cuales trabajan de forma constante y periódica. Des esta manera, las empresas se cubren las espaldas ante un posible contratiempo de alguna de las empresas suministradoras, no afectando lo más mínimo al funcionamiento habitual del hotel.
La parte negativa que deben tener presente las empresas de estas magnitudes, son los mayores costes de tener a su disposición a varios proveedores, principalmente en los gastos de envíos que requieren el transporte de las mercancías. A pesar de ello, es casi obligatorio correr con dichos perjuicios económicos, siempre que la calidad del servicio del hotel no se vea afectada.
El Departamento de Compras, en un trabajo directo y conjunto con los demás departamentos del recinto hostelero, será el encargado de que no se produzca en ningún momento una rotura de stock, que ocasione un problema evidente a la entidad. Para ello, este departamento debe realizar un trabajo arduo y muy correcto, en el que no pueden existir errores que conlleven problemas al hotel. A cada instante, se debe garantizar un Stock mínimo y un Stock de Seguridad que permita al hotel salvar algún tipo de adversidad.
Este departamento debe estar en contacto directo con los proveedores, generando una bolsa de empresas que pueden suministrar productos cuando se requieran, valorando productos, afianzando lazos laborales, etc... Todo ello, con la finalidad de que el que salga benficiado sea el hotel, y la clientela que requiere de sus servicios.