El buen funcionamiento de un recinto hotelero se debe, en gran parte, a una planificación excelente, cuadrando los recursos humanos, las tareas y los horarios. Cuanto más trabajada esté la planificación, mejor será el trabajo de los empleados del departamento de pisos; por ello, la gobernanta o gobernante debe conocer el listado de clientes alojados, el listado de salidas previstas, el listado de entradas previstas para el próximo día, el listado de ocupación prevista en los siguientes siete días y el listado de bloqueos - desbloqueos.
La planificación en el departamento de piso consta de un planning de turnos de 24h, en el que destaca principalmente el turno de mañana, porque es el momento en el que hay menos clientes por las zonas del hotel, y porque es el instante donde se produce el cambio de salida y entrada de huéspedes.
La gobernanta o gobernante debe contar con las características del establecimiento, ya que dependiendo de su naturaleza necesitará más o menos operarios en los turnos.
Dentro de la planificación, el/la responsable del departamento debe tener presente en la elaboración de turnos, los descansos y periodos de vacaciones, los cuales incluirá en una tabla denominada cuadrante de horarios. No podrá obviar:
- Garantía de disponibilidad del servicio de mañana y de tarde.
- Dos días de descanso seguidos a la semana (uno al mes en fin de semana).
- Los turnos deben de tener entre-periodos de descansos de 24h como mínimo, o sea, si alguien hace turno de tarde, al día siguiente no puede hacer turno de mañana.
- Los periodos de descanso del gobernante, será suplido por un camarero o camarera de piso, excepto si el hotel cuenta con más de uno/a.
Además, el responsable del departamento tomará cada mañana el listado de clientela con la que contará el hotel, se reunirá con su plantilla, y por medio de un parte de trabajo, decidirá las instrucciones a desarrollar.
Toda buena gestión del tiempo debe poseer las siguientes variables:
- Contar con los conocimientos propios y necesarios del sector, así como de la carga de trabajo que se desarrolla durante la jornada laboral.
- Planificación por adelantado, y de forma correcta para que los operarios se sientan cómodos y conformes.
- La planificación (plannings, turnos, etc.) debe quedar anotada, estando en conocimiento de todos los trabajadores del departamento.
- Contar con previsiones de alto volumen de trabajo (temporadas altas).
- El/La responsable necesita hacer un seguimiento del trabajo realizado por parte de sus empleados, con la finalidad de tener datos de primera mano, acerca de viabilidad de la planificación realizada.
- Las/Los empleados del turno siguiente deben estar 20 - 10 minutos antes de que salga el turno anterior, evitando trabajo extras, que puedan conllevar a un ambiente enrarecido en el departamento.
- Las prioridades deben constar en el parte de trabajo, durante la reunión matutina.
- Contar con la posibilidad de mejorar e innovar el cuadro planificado en temporadas anteriores.
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